Ciekawostki | Dvd,Mp3 | Ebiznes | Gry komputerowe | Internet | Kościół i Internet | Oprogramowanie | Sprzęt |

Doświadcz i przeżyj

Dariusz Rzeźnicki

Pakiet biurowy Microsoftu w najnowszej wersji oferuje wiele ciekawych usprawnień. Część jest widoczna zaraz po uruchomieniu pakietu, część uruchamia się dopiero w czasie pracy z aplikacjami. Powiemy, na czym te nowości polegają i jak z nich korzystać.

Office XP to piąte już wcielenie zestawu aplikacji biurowych. Microsoft postanowił nazwać pakiet tak samo jak nową wersję Windows: XP pochodzi od słowa "experience", czyli doświadczenie, przeżycie, wrażenie. Jakich przeżyć należy się spodziewać po elementach składowych Office'a, oznaczonych dla odmiany liczbą 2002? Wydawałoby się, że poprzednik o numerze 2000 wyczerpał praktycznie całą inwencję programistów, a analitycy przewidywali, iż jedyną drogą rozwoju będzie implementacja rozpoznawania mowy. Jednak rzeczywistość znów spłatała figla.

Rozpoznawanie mowy faktycznie pojawiło się w Office XP, lecz dostępne jest tylko dla trzech języków: angielskiego (i to amerykańskiego), japońskiego i chińskiego. Microsoft położył nacisk przede wszystkim na zwiększenie kontroli użytkownika nad automatyzacją procesu edycyjnego oraz ułatwienie obsługi aplikacji. Okna zadań i inteligentne znaczniki - najważniejsze nowości pakietu - upraszczają posługiwanie się aplikacjami i lepiej komunikują użytkownikowi to, co program chce w danej chwili wykonać.

Najczęstsze życzenia i zażalenia użytkowników zostały w dużej mierze wysłuchane. Z widoku zniknął denerwujący Asystent Office. Na pasku menu pojawiło się okno umożliwiające wpisywanie pytań do systemu Pomocy, dzięki któremu szybko uzyskasz podpowiedzi na temat wykorzystania funkcji pakietu. Wprowadzono narzędzie Odzyskiwanie aplikacji pakietu Microsoft Office - otwarte dokumenty możesz zapisać nawet wtedy, gdy aplikacja przestaje odpowiadać. Dokumenty są także automatycznie odzyskiwane podczas następnego uruchomienia programu.

Nowości Office XP nie są rewolucyjne, bo nic rewolucyjnego chyba nie da się już wymyślić. Jednak po pewnym czasie używania tego pakietu powrót do wersji 2000 okazuje się dość trudny - brakuje właśnie tych drobnostek, które ułatwiają codzienną pracę. Poniżej przedstawiamy część z nich.

Word 2002

Spośród aplikacji pakietu Office XP Word 2002 został poddany chyba największym zmianom - a przynajmniej najwięcej z nich znajdzie zastosowanie w codziennym użytku. Oprócz okienka zadań i inteligentnych znaczników pojawiło się dużo drobnych, aczkolwiek bardzo przydatnych usprawnień. Na przykład nareszcie można zaznaczać wiele fragmentów tekstu, trzymając naciśnięty klawisz [Ctrl] podczas wybierania kolejnych elementów, a łącza do stron internetowych i adresów e-mail uaktywniają się dopiero, wtedy gdy zostaną kliknięte z naciśniętym klawiszem [Ctrl].

Okienko zadań. W Wordzie Okienko zadań oferuje osiem funkcji przydatnych podczas pracy z dokumentami (w Excelu - tylko cztery). Aby je wywołać, z menu Widok wybierz Okienko zadań. Domyślnie pojawi się okno Nowy dokument; dostęp do pozostałych uzyskasz po kliknięciu strzałki w dół na pasku tytułu okna. Strzałki w lewo i prawo podobnie jak w przeglądarce WWW służą do szybkiego poruszania się po okienkach zadań. Okienko można w każdej chwili zamknąć przyciskiem X na pasku tytułu.

Duży, mądry Schowek. Schowek pakietu Office mieści aż 24 elementy, a jego zawartość jest teraz przedstawiana bardziej przejrzyście: w postaci miniatury (elementy graficzne i tabele) lub fragmentu tekstu. O pochodzeniu elementu (aplikacji źródłowej, z której został pobrany) mówią ikony. Jeśli chcesz włączyć podgląd Schowka, z menu Edycja wybierz Schowek pakietu Office albo dwukrotnie naciśnij [Ctrl C]. Aby wkleić element, wystarczy go kliknąć w oknie podglądu. Tak jak w poprzedniej wersji pakietu, przyciskiem Wklej wszystko i Wyczyść wszystko można wkleić lub usunąć całą zawartość Schowka. Jeśli chcesz usunąć konkretny element, najedź na niego kursorem, kliknij strzałkę z prawej strony ramki wyboru i z wywołanej listy wybierz Usuń.

Podczas wklejania elementów tekstowych możesz skorzystać z funkcji inteligentnych znaczników (Smart Tags). Gdy np. wkleisz tekst ze strony WWW, to w dokumencie na końcu wstawionego elementu pojawi się znacznik wklejania. Najedź na niego kursorem myszy i kliknij. Ujrzysz wówczas opcje formatowania dostępne dla wklejanego tekstu. Domyślnie zachowane jest formatowanie źródłowe, ale jeśli wolisz, żeby tekst nie odróżniał się od reszty dokumentu, wybierzu Uwzględnij formatowanie docelowe. Jeżeli w Schowku masz tabelę bądź informacje ze strony WWW zawierające elementy graficzne, a zależy Ci wyłącznie na tekście, wybierz Zachowaj tylko tekst.

Koryguj Autokorektę. Inteligentne znaczniki pojawiają się nie tylko przy wklejaniu. Występują także wtedy, gdy do akcji wkracza Autokorekta, np. zmieniając wielkość pierwszej litery po kropce albo poprawiając literówkę. Wówczas pod pierwszą literą automatycznie skorygowanego słowa dojrzysz mały niebieski prostokąt (pojawiający się po zbliżeniu kursora do wyrazu), który powiększa się do rozmiaru ikony, gdy wskażesz go myszą. Kliknięcie ikony rozwinie listę dostępnych opcji zależnych od sytuacji: cofnięcie interwencji Autokorekty, zatrzymanie podobnych działań w przyszłości bądź anulowanie Autokorekty tylko w tym przypadku. Można też przejść bezpośrednio do okna opcji Autokorekty (dostępnego z menu Narzędzia) i dokonać innych zmian.

Podręczne formatowanie. Pracę z długimi, złożonymi dokumentami ułatwia stosowanie stylów i formatowania. Dzięki stylom w ciągu kilku sekund można zmienić wygląd wszystkich nagłówków w dokumencie oraz utworzyć spis treści (choć teraz stosowanie nagłówków nie jest konieczne do utworzenia spisu treści - nową metodę opisujemy w akapicie "Spis treści bez stylu"). W Wordzie 2002 można nadawać style także listom numerowanym i punktowanym oraz tabelom. Do łatwiejszego posługiwania się stylami i ich modyfikacji służą dwa okienka zadań: Style i formatowanie oraz Wyświetlanie formatowania.

W okienku Style i formatowanie przedstawiane są dostępne style - tak jak zobaczysz je później na wydruku. Jeśli najedziesz kursorem myszy na dany styl i odczekasz sekundę, Word przedstawi w etykiecie właściwości formatowania tego stylu. Kliknięciem możesz zastosować wyróżniony styl do zaznaczonego fragmentu tekstu albo przyciskiem strzałki w dół wywołać listę alternatywnych operacji. Wśród nich jest zaznaczenie w dokumencie wszystkich wystąpień wskazanego stylu, ręczna modyfikacja stylu oraz aktualizacja do postaci takiej, jak w zaznaczonym fragmencie tekstu. Jeśli postanowisz usunąć wszelkie formatowanie i style z zaznaczonego tekstu, wybierz pozycję Wyczyść formatowanie na samej górze listy stylów.

Okienko Wyświetlanie formatowania pokaże wszystkie atrybuty zaznaczonego tekstu, umożliwiając jednocześnie szybką zmianę wybranego parametru - wystarczy tylko kliknąć łącze z jego nazwą, a otworzy się odpowiednie okno dialogowe z właściwym polem gotowym do edycji. Jeśli chcesz wiedzieć, skąd wzięły się dane elementy formatowania, zaznacz opcję Rozróżniaj źródła stylu u dołu okienka.

W tym okienku możesz również porównać formatowanie dwóch fragmentów tekstu: wskaż pierwszy fragment, zaznacz pole wyboru Porównaj z innym zaznaczeniem, wybierz inny fragment tekstu, a Word pokaże różnice w formatowaniu.

Stylowe listy i tabele. Czasami dobrze mieć pod ręką gotowe własne formatowanie list punktowanych i numerowanych bądź tabel - nie trzeba wtedy za każdym razem zmieniać standardowych ustawień formatowania. Jeśli chcesz nadać styl liście, z menu Format wybierz Punktory i numeracja, a następnie kliknij kartę Style list. Naciśnij przycisk Dodaj i w oknie dialogowym ustal formatowanie własnej listy.

W przypadku tabeli zaznacz ją i z menu Tabela wybierz Autoformatowanie tabeli. Kliknij Nowy albo wybierz istniejący styl, na którym chcesz bazować i kliknij Modyfikuj. W wywołanym oknie dialogowym ustal formatowanie i zastosuj je. Teraz możesz zaznaczyć inną tabelę w dokumencie i wybrać swój styl z okienka zadań Style i formatowanie.

Władza nad listami. Zdarzało się, że w pełni zautomatyzowane listy punktowane i numerowane doprowadzały Cię do szału, gdy próbowałeś łączyć jeden typ listy z drugim albo wprowadzałeś wiele podpoziomów i zmian formatowania. Teraz możesz ręcznie to korygować, klikając dwukrotnie numer lub znak wypunktowania (podręczne opcje uzyskasz po zaznaczeniu numeru czy znaku i kliknięciu tak wyróżnionego elementu prawym przyciskiem myszy).

Spis treści bez stylu. Jeżeli tworzysz spis treści, a nie chcesz używać nagłówków, skorzystaj z paska narzędzi Tworzenie konspektu (Widok | Paski narzędzi albo kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny pasek narzędzi i wybierz Tworzenie konspektu). Zaznacz tekst, który ma się znaleźć w spisie treści (możesz zaznaczyć kilka elementów naraz) i z listy Poziom konspektu na pasku narzędzi wybierz żądany poziom. Następnie z menu Wstaw wybierz Odwołanie | Indeks i spisy, przejdź do karty Spis treści i kliknij OK.

Pozycje spisu treści są łączami: jeśli naciśniesz klawisz [Ctrl] i klikniesz wybraną pozycję spisu, zostaniesz przeniesiony do odpowiedniego fragmentu tekstu. W każdej chwili możesz wrócić do spisu treści, klikając ostatni przycisk Przechodzenie do spisu treści. Przycisk Aktualizuj spis treści automatycznie uwzględni wszystkie zmiany w konspekcie dokumentu.

Licz się ze słowami. Jeśli, podobnie jak my, musisz ograniczać (lub rozwlekać) myśli do określonej liczby znaków w tekście, zapewne ucieszy Cię nowy pasek narzędzi Statystyka wyrazów. Znane z poprzednich wersji okno Statystyka wyrazów, wciąż dostępne z menu Narzędzia, nie było zbyt wygodne: wymagało lawirowania po menu lub utworzenia przycisku, a ponadto uniemożliwiało jednoczesną edycję dokumentu. Pasek narzędzi zmienia ten stan rzeczy, aczkolwiek nie do końca. Po wywołaniu paska (Widok | Paski narzędzi albo kliknięciu prawym przyciskiem myszy dowolnego paska narzędzi i wybraniu Statystyki wyrazów) na liście elementów podlegających statystyce zaznacz interesującą Cię pozycję i kliknij przycisk Przelicz ponownie. Jak widać, wciąż niemożliwe jest dynamiczne liczenie znaków.

Tłumaczenie przez okno. Okienko zadań Przetłumacz ułatwi życie osobom pracującym z wielojęzycznymi dokumentami, ale niestety dostępne słowniki nie uwzględniają możliwości tłumaczenia na lub z polskiego. Word dokona translacji pojedynczych wyrazów - tłumaczenie większych fragmentów zleca wyspecjalizowanym witrynom WWW.

Ukryć pustkę. Gdy przeglądasz dokument w widoku Układ wydruku, puste strony i odstępy spowodowane nagłówkami i stopkami mogą utrudniać edycję. Najedź wskaźnikiem myszy na górną lub dolną krawędź strony dokumentu aż pojawi się kursor z dwiema strzałkami. Kliknięcie go przełącza na tryb oszczędzania miejsca, w którym widoczny jest tylko główny tekst na stronie.

Prawdziwa cnota krytyk się nie boi. W Wordzie 2002 zmieniono sposób przedstawiania i kontroli poprawek naniesionych przez recenzentów dokumentu. Gdy postanowisz poddać swoje dzieło miażdżącej krytyce współpracowników, z menu Plik wybierz Wyślij do | Adresat poczty (do przeglądu). Word otworzy okno wiadomości pocztowej (mechanizm wysyłania oparty jest na Outlooku), w której jako załącznik automatycznie zostanie umieszczony Twój dokument (lub łącze do niego, gdy plik znajduje się na dysku sieciowym) oraz tekst wiadomości dla recenzenta. Wysłanie takiego listu uruchamia proces recenzowania: adresat otwiera plik, a Word sam włącza pasek narzędzi do dokonywania zmian. Otrzymany po poprawkach dokument zostanie rozpoznany przez Worda, a Ty dzięki nowemu paskowi narzędzi Recenzja będziesz mógł akceptować lub odrzucać proponowane zmiany - edytor scali wszystkie poprawki w jednym dokumencie.

Proces ten znacznie ułatwia nowy tryb wyświetlania naniesionych poprawek: teraz są to "dymki" pojawiające się na marginesach dokumentu w trybie widoku Układ wydruku, zawierające informacje o dokonanych modyfikacjach. Gdybyś potrzebował pełniejszego obrazu sytuacji, przyciskiem Okienko recenzowania wywołaj dodatkowy panel zawierający dokładne informacje o zmianach. Prześledzone zmiany i komentarze usuniesz z widoku, wybierając Widok | Adiustacja.

W identyczny niemal sposób przebiega poprawianie dokumentów znanym narzędziem Śledzenie zmian z menu Narzędzia.

Szukaj i zmieniaj. Napisałeś wielki elaborat, ale szef stwierdził, że nazwa jego firmy powinna się odróżniać od reszty tekstu kolorem i krojem czcionki. Word 2002 oszczędzi Ci pracy do późnych godzin nocnych: z menu Edycja wywołaj okno Znajdź albo naciśnij [Ctrl F]. W pole Znajdź wprowadź poszukiwane wyrazy i zaznacz pole Wyróżnij wszystkie elementy znalezione w:. Z rozwijanej listy poniżej wybierz dokument, w którym ma być przeprowadzone wyszukiwanie (zwykle jest to dokument główny) i kliknij przycisk Znajdź następny. Word zaznaczy wszystkie znalezione elementy spełniające Twoje kryterium. Teraz możesz dowolnie modyfikować krój, kolor czy wielkość czcionki albo w okienku Style i formatowanie utworzyć styl, zachowując formatowanie na przyszłość.

Excel 2002

Arkusz kalkulacyjny Excel to obok Worda najczęściej używana aplikacja pakietu Office. Nic więc dziwnego, że w nim także pojawiło się wiele usprawnień, choć Microsoft wciąż nie spełnił niektórych oczekiwań użytkowników, np. nie zwiększono maksymalnej liczby kolumn i wierszy arkusza oraz nie ulepszono obsługi wykresów trójwymiarowych. Wprowadzono natomiast nowe polecenie Diagram w menu Wstaw, które pozwala szybko i łatwo tworzyć schematy organizacyjne, oraz umożliwiono kolorowanie kart arkuszy.
Excel 2002 oferuje także okienko zadań (aczkolwiek dość ubogie w funkcje) oraz inteligentne znaczniki, z których szczególnie przydatne są znaczniki błędu, informujące o potencjalnych błędach występujących w komórkach.

Słuchaj suflera z Excela. Czasem trudno przypomnieć sobie składnię formuły albo w ogóle nie wiadomo, która funkcja najlepiej spełni oczekiwania. Excel 2002 ma bardzo wygodne narzędzia podpowiadające. Jeśli zaczniesz pisać formułę w komórce, np. =bd.max(, to zaraz po otwarciu nawiasu parametrów pojawi się podpowiedź z wzorem składni tej funkcji.

Jeżeli nie wiesz, jakiej funkcji użyć, wybierz Funkcja z menu Wstaw. Pojawi się kreator wstawiania funkcji, w którego polu Wyszukaj funkcję podaj opis czynności, którą chcesz wykonać, i kliknij przycisk Przejdź albo z rozwijanej listy wybierz kategorię funkcji. W oknie u dołu zobaczysz listę funkcji spełniających dane kryterium wraz z krótkim opisem działania.

Wystaw czujki. Do tej pory śledzenie zmian wartości w komórkach w zależności od modyfikacji zawartości innych komórek było morderczą robotą - szczególnie, gdy komórki te znajdowały się w innych arkuszach bądź skoroszytach. Teraz wystarczy wskazać komórkę, którą chcesz sprawdzać, kliknąć ją prawym przyciskiem myszy i wybrać Dodaj czujkę. Pojawi się wówczas okno czujki, które na bieżąco podaje informacje o stanie wszystkich wybranych przez Ciebie komórek.

Przyszła inspekcja. Znany z wcześniejszych wersji Excela pasek śledzenia zależności zmienił się w Inspekcję formuł, wzbogacając się o kilka funkcji. Oprócz możliwości wywoływania okna czujki oferuje funkcje sprawdzania i zakreślania błędów oraz bardzo przydatne narzędzie szacowania formuły. Jeśli w jakiejś komórce masz bardzo skomplikowaną formułę, której weryfikacja sprawia spory kłopot, zaznacz tę komórkę i naciśnij przycisk Szacuj formułę. Pojawi się okno szacowania formuły, które po każdym kliknięciu przycisku Szacuj będzie przeliczać kolejne podkreślone argumenty i podawać wyniki kursywą. Gdybyś chciał zobaczyć, jak wyliczana jest wartość poszczególnych odwołań do komórek, naciśnij przycisk Wkrocz. Przyciskiem Wyjdź powrócisz do szacowania głównej formuły.

Ciągnij z Sieci. Excel 2000 umożliwiał pobieranie danych zewnętrznych z WWW, ale przy dzisiejszych skomplikowanych, wieloramkowych stronach HTML narzędzie kwerendy było nieefektywne. W wersji 2002 znacznie je ulepszono, umożliwiając wybór konkretnej ramki: wybierz Dane | Importuj dane zewnętrzne | Nowa kwerenda sieci Web i w wywołanym oknie kwerendy WWW wpisz adres strony, z której chcesz pobrać dane. Po chwili wskazana strona pojawi się w oknie podglądu. Excel umożliwia zaimportowanie danych umieszczonych w tabelach: każda tabela odróżniana jest żółtą ikoną ze strzałką. Wybierz interesujące Cię tabele, klikając odpowiednie ikony strzałek - ikona zamieni się wówczas w zielone pole zaznaczenia. Po dokonaniu selekcji naciśnij przycisk Importuj. Zostaniesz jeszcze poproszony o wskazanie lokalizacji komórki, od której rozpocznie się wstawianie importowanych danych.

Jeśli chcesz, żeby Excel automatycznie odświeżał dane z określonym interwałem czasowym albo w momencie otwierania pliku, na pasku narzędzi Dane zewnętrzne wywołanym operacją importowania kliknij przycisk Właściwości zakresu danych i zaznacz odpowiednie opcje w sekcji Sterowanie odświeżaniem. Samą kwerendę możesz zmienić przyciskiem Edytuj kwerendę.

W przypadku, gdy importowane dane zawierają inny znak separatora dziesiętnego niż domyślnie ustawiony w Excelu (np. kropki zamiast przecinków w kursie walut), formuły wykorzystujące te dane zwrócą nieprawidłowe wartości. Możesz jednak skorzystać z funkcji zastępowania, która we wskazanym tekście zmienia określoną liczbę znaków od podanej pozycji na inne: zastąp(A2;2;1;",") zamieni w przecinek jeden znak od drugiej pozycji tekstu w komórce A2.

Nie tylko autosumowanie. Narzędzie automatycznego sumowania najbliższych komórek zostało poszerzone o kilka innych typowych funkcji, m.in. średnią czy licznik. Jeżeli chcesz użyć innej funkcji na automatycznie oznaczanym zakresie, z rozwijanej listy przycisku Autosumowanie wybierz Więcej funkcji i w oknie kreatora wstawiania funkcji wybierz żądaną operację.

Outlook 2002

Aplikacja PIM pakietu Office nie przeszła rewolucyjnych zmian, ale osobom używającym Outlooka na co dzień wprowadzone ulepszenia powinny ułatwić życie. Z kosmetycznych poprawek szczególnie przydatne będzie m.in. automatyczne uzupełnianie adresu e-mail podczas pisania (jak w Outlook Expressie), możliwość używania hiperłączy w temacie wiadomości, wyświetlanie przypomnień w jednym oknie (z możliwością odrzucenia wszystkich naraz) i proponowanie nowego terminu w odpowiedzi na żądanie spotkania.

Dla części użytkowników pewnym zgrzytem może się okazać nadmierna ostrożność Outlooka w traktowaniu załączników odebranej poczty elektronicznej. Domyślnie wszystkie niebezpieczne załączniki (np. EXE, BAT czy COM) są ukrywane: nie można ich otworzyć ani nawet zapisać. Zmiana tego wymaga modyfikacji kilku wpisów Rejestru. Informacje na ten temat znajdziesz w Microsoft Knowledge Base (http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q290/4/97.ASP).

Razem, ale osobno. Najważniejszą chyba nowością Outlooka 2002 jest pełna obsługa kont e-mail opartych na POP3, IMAP, HTTP (np. Hotmail) i Exchange z zachowaniem ich autonomii. Dotychczas Outlook połączony z serwerem Exchange odbierał pocztę internetową POP3, ale odpowiedzi wysyłał jedynie przez Exchange. Teraz, podobnie jak w Outlook Expressie, odpowiedź kierowana jest domyślnie przez serwer, z którego nadeszła oryginalna wiadomość - ale można wybrać inną drogę: wystarczy w oknie wiadomości kliknąć przycisk Konta i wskazać żądany serwer.

Jeśli używasz programu pocztowego typu Outlook Express do obsługi kont e-mail POP3, Outlook 2002 wykryje go przy pierwszym uruchomieniu i zaproponuje zaimportowanie wiadomości wraz z ustawieniami konta. W każdej chwili możesz dodać nowe konta albo zmienić parametry istniejących, wybierając Narzędzia | Konta e-mail.

Porządkuj pocztę. Gdy rozmiar pliku z wiadomościami zajmuje połowę miejsca na dysku, pora zrobić porządki. Nowa funkcja Oczyszczenie skrzynki pocztowej z menu Narzędzia pozwala szybko dokonać selekcji zbędnych wiadomości na podstawie daty lub wielkości. Wystarczy podać odpowiednie parametry w sekcji Znajdź... aby po chwili w oknie zaawansowanego wyszukiwania pojawiły się wiadomości spełniające Twoje kryteria. Teraz możesz wybrać i usunąć poszczególne elementy klawiszem [Delete] (w połączeniu z klawiszem [Shift] usuniesz je całkowicie) albo wszystkie, naciskając [Ctrl A].

Pozostałe opcje okna oczyszczania skrzynki pozwalają sprawdzić rozmiar pliku poczty, dokonać archiwizacji starych elementów i opróżnić kosz Outlooka.

Kolorowy kalendarz. Wpisy do kalendarza nareszcie możesz rozróżniać na podstawie kolorów. W oknie tworzenia nowego terminu wybierz właściwy kolor z listy Etykieta rozwijanej z paska narzędzi. Jeśli chcesz oznaczyć istniejący wpis, kliknij go prawym przyciskiem myszy i z listy Etykieta wybierz żądany kolor.

Opis słowny kolorowej etykiety możesz zmienić przyciskiem Kolorowanie kalendarza z głównego paska narzędzi. Z wywołanej listy wybierz Edytuj etykiety i podaj własne opisy kolorów.

Funkcja Automatyczne formatowanie pozwala ustanowić reguły, na podstawie których Outlook automatycznie przypisze kolory elementom spełniającym podane kryteria.

opr. JU/PO