Facylitacja - wspomaganie pracy grupy

Facylitacja - wspomaganie pracy grupy

euroPR Agencja Public Relations

W wielu sytuacjach zaangażowanie grupy ludzi w pracę nad analizą problemu, wymyślanie rozwiązań i przekazanie w ich ręce upoważnienia do podjęcia ostatecznej decyzji, może w znacznym stopniu wpłynąć na jakość, akceptowalność i chęć realizacji podjętych uzgodnień. Jednym z możliwych sposobów podejmowania decyzji przez grupy jest consensus. Istotą jego jest wypracowanie takich rozwiązań lub podjęcie decyzji, które zostają jednomyślnie zaakceptowane przez wszystkich decydentów.

Wprowadzanie procedury podejmowania decyzji na zasadzie consensusu przynosi wiele korzyści organizacji, grupie i poszczególnym uczestnikom. Dzięki takiej procedurze: dokonuje się szerokiej wymiany informacji, pojawiają się nowe i oryginalne rozwiązania, ludzie są bardziej skłonni realizować podjęte decyzje, następuje integracja członków grupy, zwiększa się satysfakcja uczestników ze wspólnej pracy, członkowie grupy uczą się dobrego porozumiewania i zwiększa się stopień zaangażowania uczestników.

Czynniki utrudniające podejmowanie decyzji consensusowych to: różnorodność interesów, odmienne postrzeganie problemu, inne metody pracy, niewłaściwy przepływ informacji, ataki personalne, dążenie do zachowania własnych odrębności, realizowanie drugorzędnych celów, nieumiejętność oddzielenia problemów merytorycznych (dyskutowanych kwestii) od proceduralnych (sposobu dyskutowania kwestii).

Facylitator to pomocnik grupy, sprawujący kontrolę nad procesem rozwiązywania problemu lub podejmowania wspólnej decyzji przez grupę. Może to być osoba wyłoniona z grupy lub ktoś nie będący stałym członkiem zespołu, a poproszony jedynie o podjęcie się tej właśnie roli. Jest ekspertem od procedury podejmowania decyzji. Odpowiada za przeprowadzenie grupy przez fazy procesu decyzyjnego. Ułatwia dochodzenie do consensusu poprzez pomoc w wypracowaniu procedury działania, proponowanie technik pracy, chronienie członków grupy przed wzajemnymi atakami i umożliwianie wszystkim pełnego uczestnictwa w dyskusji.

Facylitator nie prezentuje swoich rozwiązań problemu, nie ocenia pomysłów członków grupy, nie opowiada się po żadnej ze stron, czyli prezentuje postawę neutralną. Rola jego wymaga dużej elastyczności działania i umiejętności dostosowywania się do potrzeb członków grupy i grupy jako całości.

Zadaniami facylitatora są:

• wprowadzenie wyraźnego rozróżnienia między treścią a procesem,
• określenie funkcji wszystkich uczestników spotkania,
• doprowadzenie do ustalenia i przestrzegania wspólnej procedury pracy nad problemem,
• koncentrowanie uwagi wszystkich uczestników na tej samej treści w danym momencie,
• umożliwienie pełnego uczestnictwa w procesie podejmowania decyzji,
• prezentowanie alternatywnych metod i procedur działania,
• dbanie o prawidłowy przepływ informacji i ułatwianie porozumiewania się członków grupy,
• umożliwienie prezentowania różnorodnych punktów widzenia, chronienie mniejszości,
• pomaganie w określaniu potrzeb i interesów indywidualnych oraz grupowych,
• dbanie o satysfakcję psychologiczną uczestników dyskusji i minimalizowanie wzajemnych ataków,
• sprawdzanie akceptacji rozwiązań proceduralnych i merytorycznych.

Facylitator przyjmuje jedno z dwóch typów zachowań: prewencyjne lub interwencyjne. Zachowanie prewencyjne ma na celu przygotowanie odpowiednich warunków pod consensusowe podejmowanie decyzji i zapobiega wypadaniu dyskusji z właściwych torów. Zachowanie interwencyjne nie dopuszcza do zjawisk niepożądanych dla całej grupy lub jej pojedynczych członków oraz naprowadza grupę na wcześniej wyznaczony kierunek postępowania.

Etapy facylitacji są następujące: przygotowanie spotkania, przebieg spotkania - określenie i analiza problemu, wypracowanie kryteriów dobrego rozwiązania, tworzenie rozwiązań, ocena rozwiązań, podjęcie decyzji, uzgodnienie sposobu realizacji decyzji oraz ocena przebiegu spotkania. Zebrania mogą mieć charakter: informacyjny, decyzyjny, złożony (informacyjno-decyzyjny).

W spotkaniach facylitatorowi pomaga sekretarz (rekorder), notujący przebieg spotkania i poruszane zagadnienia na dużych kartkach papieru (pamięć grupy) - plan, kwestie do dyskusji, wyniki analizy problemu, kryteria oceny rozwiązań i pomysły. Rekorder nie bierze aktywnego udziału podczas zebrania, jego rola sprowadza się do notowania. Pamięć grupy pełni kilka ważnych funkcji:

• jako fizyczny punkt zwraca uwagę uczestników spotkania w tym samym kierunku,
• pełni rolę przewodnika, wskazuje grupie w jakim miejscu procesu podejmowania decyzji się znajduje,
• daje uczestnikom pewność, że to co zostało zapisane nie zostanie zapomniane i pominięte,
• dostarcza graficznego obrazu sytuacji,
• uwalnia od konieczności notowania,
• zapobiega powtórzeniom.

(Pia)

Przy opracowywaniu artykułu korzystano z publikacji: David Martin, „Taktyka prowadzenia spotkań czyli jak osiągnąć zakładane cele i bronić się przed manipulacją”, Business Press, Warszawa 1998; Robert Olszański, „Komunikacja w organizacji”, Warszawa 1999; Iza Kwiatek, „Techniki grupowego rozwiązywania problemów”, Warszawa 1999. 

© luty 2002